Politique de confidentialité

Le responsable des traitements de données personnelles décrits dans la présente Politique est :

MELCHIOR — SAS au capital de 1 000 euros

231 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, France

SIREN : 919 852 053

RCS Paris : 919 852 053

Email : contact@melchiorcollection.com

Téléphone : +33 7 87 00 18 91

MELCHIOR entend notamment respecter les principes suivants :

• ne collecter que les données utiles au regard d'une finalité déterminée ;
• informer les personnes de manière claire sur l'utilisation de leurs données ;
• limiter l'accès aux informations aux personnes qui ont besoin d'en connaître ;
• conserver les données pendant une durée proportionnée à leur finalité ;
• prendre des mesures destinées à en préserver la sécurité ;
• permettre aux personnes d'exercer les droits qui leur sont reconnus par la réglementation.

Selon la manière dont une personne utilise le Site ou les services MELCHIOR, les catégories de données suivantes peuvent notamment être traitées.

Données d'identification

• Nom ;
• prénom ;
• civilité lorsque nécessaire ;
• identifiant de compte ;
• société ;
• fonction professionnelle.

Coordonnées

• Adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• coordonnées professionnelles ;
• adresse postale lorsque nécessaire à une prestation ou à la facturation.

Données relatives aux demandes

• Contenu d'une demande adressée à MELCHIOR ;
• dates ;
• destinations ;
• nombre de participants ;
• préférences ;
• contraintes ;
• besoins particuliers ;
• budget communiqué ;
• échanges avec MELCHIOR ;
• documents volontairement transmis ;
• historique des demandes.

Données relatives au Membership

• Membership souscrit ;
• date de souscription ;
• statut de l'adhésion ;
• historique contractuel ;
• date de début ;
• échéances ;
• résiliation ;
• acceptation des conditions contractuelles.

Données relatives aux paiements

MELCHIOR peut traiter des informations relatives au statut d'un paiement, au montant payé, à la date de transaction, à la facturation ou aux références de la transaction.

Lorsque le paiement est traité par un prestataire de paiement spécialisé, les données bancaires complètes ne doivent pas être conservées directement par MELCHIOR sauf nécessité légale et dispositif spécifiquement prévu à cet effet.

Données relatives à My Melchior

• Profil du Membre ;
• historique des demandes ;
• messages échangés ;
• statut des demandes ;
• informations nécessaires au suivi de la relation ;
• documents transmis ;
• préférences enregistrées dans le respect du droit applicable.

Données collectées via l'assistant privé

• Messages adressés à l'assistant ;
• informations nécessaires à la compréhension de la demande ;
• coordonnées communiquées ;
• historique de conversation ;
• résumé interne de la demande ;
• informations destinées à permettre une reprise humaine ou un suivi par MELCHIOR.

Données Corporate & Hospitality

• Nom et prénom du contact professionnel ;
• organisation ;
• fonction ;
• coordonnées professionnelles ;
• contenu et nature de la demande de collaboration ;
• informations nécessaires au suivi commercial et contractuel.

Données techniques

• Adresse IP ;
• type d'appareil ;
• type de navigateur ;
• journaux techniques ;
• informations de sécurité ;
• données relatives au fonctionnement et à l'utilisation du Site ;
• cookies et identifiants techniques lorsque ceux-ci sont utilisés.

Les services MELCHIOR peuvent parfois conduire un client à communiquer des informations personnelles particulièrement confidentielles.

MELCHIOR demande à ses utilisateurs de ne transmettre que les données strictement nécessaires au traitement de leur demande.

Les données révélant notamment l'état de santé, les opinions politiques, les convictions religieuses, l'orientation sexuelle, l'origine raciale ou ethnique ou d'autres catégories particulières de données au sens du RGPD ne doivent pas être demandées ou enregistrées de manière systématique.

Lorsqu'une telle information est exceptionnellement nécessaire pour répondre à une demande spécifique, son traitement doit reposer sur une base juridique valable et être limité à ce qui est strictement nécessaire.

Les données peuvent être utilisées pour les finalités suivantes :

• répondre aux demandes adressées à MELCHIOR ;
• identifier le client et assurer le suivi de la relation ;
• gérer les Memberships ;
• fournir l'accès à My Melchior ;
• traiter, organiser et suivre les demandes ;
• coordonner les prestataires nécessaires à l'exécution d'une mission ;
• gérer les rendez-vous ;
• répondre aux demandes Corporate & Hospitality ;
• établir devis, contrats, confirmations et factures ;
• assurer le suivi des paiements ;
• gérer les réclamations ;
• améliorer la qualité et la personnalisation du service ;
• maintenir la sécurité et le bon fonctionnement du Site ;
• prévenir les abus et les fraudes ;
• respecter les obligations légales, comptables, fiscales ou judiciaires ;
• défendre les droits de MELCHIOR en cas de différend.

Selon le traitement concerné, MELCHIOR s'appuie notamment sur :

L'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles

Pour répondre à une demande, gérer un Membership, traiter une prestation, coordonner un service, gérer une réservation ou assurer la relation contractuelle.

Le respect d'une obligation légale

Notamment en matière comptable, fiscale, réglementaire, judiciaire ou de protection du consommateur.

L'intérêt légitime de MELCHIOR

Notamment pour assurer la sécurité du Site, prévenir les abus, organiser sa relation commerciale, conserver certaines preuves, améliorer son organisation et défendre ses droits.

Lorsque MELCHIOR se fonde sur son intérêt légitime, elle veille à ce que celui-ci ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées.

Le consentement

Lorsque la réglementation exige un consentement, notamment pour certains cookies non essentiels ou certaines communications commerciales.

Le consentement peut être retiré à tout moment sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Certaines informations sont nécessaires pour permettre à MELCHIOR de répondre à une demande ou d'exécuter un contrat.

Lorsqu'un champ est indispensable, son caractère obligatoire doit être clairement identifiable.

Les autres informations sont facultatives.

L'absence de communication d'une information indispensable peut rendre impossible le traitement d'une demande ou l'exécution d'une prestation.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui ont besoin d'en connaître dans le cadre de leurs fonctions ou de la mission concernée.

Selon la demande, peuvent notamment recevoir certaines informations :

• les personnes autorisées au sein de MELCHIOR ;
• les prestataires techniques participant au fonctionnement du Site ;
• les prestataires de paiement ;
• les professionnels et prestataires sélectionnés pour exécuter une demande ;
• les conseils professionnels de MELCHIOR lorsque cela est nécessaire ;
• les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose.

MELCHIOR veille à limiter les données communiquées à ce qui est raisonnablement nécessaire.

Le Site est développé et déployé à l'aide des services de Lovable Labs Incorporated.

Selon les fonctionnalités effectivement activées, Lovable peut recourir à différents sous-traitants techniques et fournisseurs d'infrastructure.

Lovable indique notamment que Lovable Cloud peut s'appuyer sur Supabase pour des fonctions telles que base de données, authentification, stockage et backend.

Lorsque l'AI Gateway ou une fonctionnalité d'intelligence artificielle de Lovable est utilisée, certaines informations peuvent être transmises aux fournisseurs de modèles configurés pour permettre le traitement de la demande.

MELCHIOR doit limiter ces transmissions au strict nécessaire et configurer ses services de manière à protéger au mieux les données de ses clients.

L'assistant numérique proposé sur le Site a pour fonction de faciliter la formulation et le traitement des demandes.

Il peut participer à :

• recueillir les informations fournies par l'utilisateur ;
• poser des questions destinées à préciser une demande ;
• organiser les informations reçues ;
• préparer un résumé interne ;
• faciliter le transfert de la demande vers l'équipe MELCHIOR.

L'assistant ne doit pas être présenté comme prenant seul des décisions produisant des effets juridiques ou financiers importants à l'égard du client.

Une réponse générée automatiquement ne vaut notamment pas confirmation définitive d'une réservation, validation d'un prix, engagement financier ou acceptation d'un prestataire lorsqu'une validation humaine ou contractuelle est nécessaire.

MELCHIOR doit permettre une intervention humaine lorsque la nature de la demande l'exige.

Lorsqu'un client demande l'organisation d'une prestation, MELCHIOR peut devoir transmettre certaines informations à des tiers afin de rechercher ou exécuter la solution demandée.

À titre d'exemple, selon la demande, peuvent être transmis :

• le nom du client ;
• ses coordonnées ;
• les dates ;
• le nombre de participants ;
• ses préférences ;
• les informations nécessaires à une réservation ;
• ou toute donnée strictement utile à l'exécution du service.

MELCHIOR veille à ne transmettre que les informations nécessaires.

Compte tenu de la dimension internationale des services MELCHIOR et de l'utilisation de certains prestataires technologiques internationaux, des données peuvent être traitées ou rendues accessibles depuis un pays situé en dehors de l'Espace économique européen.

Lorsque le RGPD l'exige, ces transferts doivent reposer sur un mécanisme juridiquement valable, par exemple :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• ou tout autre mécanisme autorisé par la réglementation.

MELCHIOR conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée lorsque cela est nécessaire des durées permettant de respecter ses obligations légales ou de défendre ses droits.

À titre de principe :

• les demandes de prospects non suivies d'une relation contractuelle ne doivent pas être conservées indéfiniment ;
• les informations relatives aux clients sont conservées pendant la relation contractuelle puis archivées pendant les durées légalement nécessaires ;
• les documents comptables et justificatifs sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation applicable ;
• les données liées à l'exercice d'un droit sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et à la conservation de la preuve correspondante ;
• les cookies sont conservés selon leur nature et les recommandations applicables.

MELCHIOR met en œuvre une politique de suppression ou d'archivage lorsque les données n'ont plus à rester accessibles dans les outils courants.

MELCHIOR met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• contrôle des accès ;
• authentification ;
• gestion des droits utilisateurs ;
• sécurisation des comptes administrateurs ;
• chiffrement ou sécurisation des communications lorsque disponible ;
• sauvegardes ;
• journalisation ;
• gestion des incidents ;
• limitation des accès internes ;
• et sélection de prestataires techniques présentant des garanties appropriées.

L'accès aux données internes, conversations clients et notes de suivi doit être réservé aux personnes autorisées.

Lorsque le client dispose d'un espace My Melchior, celui-ci est strictement personnel.

Le client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et doit signaler sans délai toute utilisation suspecte de son compte.

L'espace personnel peut permettre au client d'accéder à certaines informations relatives à ses demandes, à son Membership, à son historique et à ses échanges.

Les notes strictement internes à MELCHIOR ne sont pas nécessairement accessibles au client, sous réserve de l'exercice des droits prévus par la réglementation sur les données personnelles.

Sous réserve des conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée peut disposer notamment :

• du droit d'accéder à ses données ;
• du droit de demander leur rectification ;
• du droit de demander leur effacement ;
• du droit de demander la limitation de leur traitement ;
• du droit de s'opposer à certains traitements ;
• du droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• du droit de retirer son consentement lorsqu'un traitement repose sur ce consentement ;
• du droit de définir certaines directives relatives au sort de ses données après son décès dans les conditions du droit français.

L'exercice de ces droits n'est pas absolu et peut être limité lorsqu'une obligation légale ou un motif juridiquement valable impose à MELCHIOR de conserver certaines informations.

Les demandes relatives aux données personnelles peuvent être adressées à : contact@melchiorcollection.com

ou par courrier à : MELCHIOR, 231 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, France

La personne doit fournir les informations permettant à MELCHIOR d'identifier sa demande.

Lorsqu'il existe un doute raisonnable sur l'identité de la personne, MELCHIOR peut demander des informations supplémentaires proportionnées permettant de vérifier son identité.

MELCHIOR répond dans les délais prévus par le RGPD.

Toute personne qui estime, après avoir contacté MELCHIOR, que ses droits relatifs à ses données personnelles ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de l'autorité française de contrôle :

Commission nationale de l'informatique et des libertés — CNIL

3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France

MELCHIOR peut adresser des communications commerciales dans les conditions permises par la réglementation.

Lorsque le consentement est juridiquement requis, aucune communication ne doit être envoyée avant qu'un consentement valable n'ait été recueilli.

Toute personne doit pouvoir s'opposer facilement à la réception de communications commerciales.

Les communications nécessaires à l'exécution d'un Membership, d'une demande ou d'un contrat ne constituent pas nécessairement de la prospection commerciale.

Le Site peut utiliser des cookies ou technologies similaires.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Site peuvent être déposés sans consentement lorsqu'ils remplissent les conditions permettant cette exemption.

Les cookies soumis au consentement ne doivent être déposés qu'après obtention d'un consentement valable.

Le refus doit être aussi simple que l'acceptation.

Le Site doit permettre à l'utilisateur de modifier son choix ultérieurement.

Une page distincte « Politique de cookies » précise les cookies effectivement utilisés, leur finalité, leur fournisseur et leur durée.

Le Site peut permettre d'accéder à des services externes tels que WhatsApp ou Instagram.

Le fait de cliquer sur ces liens peut conduire l'utilisateur à quitter l'environnement contrôlé par MELCHIOR.

Le traitement réalisé ensuite par ces plateformes relève également de leurs propres politiques de confidentialité.

MELCHIOR peut modifier la présente Politique lorsque cela est nécessaire, notamment pour tenir compte :

• d'une évolution réglementaire ;
• d'une évolution de ses services ;
• d'une modification des prestataires techniques ;
• ou d'un changement dans la manière dont les données sont traitées.

La date de dernière mise à jour doit toujours être indiquée en tête de page.

Lorsqu'une modification importante affecte substantiellement la manière dont les données sont utilisées, MELCHIOR prend les mesures d'information appropriées.

Pour toute question relative à la protection des données :

MELCHIOR, 231 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, France

contact@melchiorcollection.com

+33 7 87 00 18 91